Guida per operatori e admin aziendali

Attivare l'account (una volta sola)

Prima di iniziare, installa sul telefono un'app di autenticazione gratuita: Google Authenticator, Microsoft Authenticator o Aegis.

1. Apri l'email di attivazione. Ha oggetto “Attiva il tuo account per l'invio dei referti”. Il link è personale, vale 48 ore e si usa una sola volta.

   

2. Scegli la password. Almeno 10 caratteri, scritta due volte uguale, poi premi Continua.

   

3. Collega l'app di autenticazione. Nell'app tocca “+” e inquadra il QR code (oppure inserisci a mano la chiave sotto il QR). Scrivi il codice a 6 cifre che compare nell'app e premi Attiva l'account.

   

Accedere

1. Vai su lockysend.it/app, inserisci email e password e premi Accedi.

   

2. Apri l'app di autenticazione, scrivi il codice a 6 cifre attuale e premi Verifica. Il codice cambia ogni 30 secondi: usa quello che vedi in quel momento.

   

La sessione dura 30 minuti; dopo, il sistema chiede di nuovo l'accesso. Quando hai finito, premi Esci in alto a destra, accanto al tuo nome: è importante soprattutto su un computer condiviso.

Inviare un referto

1. Compila il modulo. Nome e cognome, email e cellulare del paziente (con prefisso, es. +39…) sono obbligatori; il codice pratica è facoltativo. Carica il PDF (massimo 20 MB).
2. Indica se il PDF è firmato digitalmente. Con Sì il sistema verifica la firma e rifiuta il file se non è valida; se il documento non è firmato scegli No.
3. Conferma l'informativa spuntando la casella, poi premi Genera link e invia.

   

4. Controlla la conferma. Il paziente ha ricevuto l'email con il link; il codice via SMS gli arriverà quando apre il link e lo richiede. Il link vale di norma 72 ore.

   

Se lavori per più aziende, in cima al modulo scegli per quale stai inviando: sotto la scelta compare il logo dell'azienda, così controlli a colpo d'occhio di non sbagliare. Email, SMS e logo mostrati al paziente saranno quelli di quell'azienda.

Al paziente arriva, insieme al link, anche la guida Come ritirare il referto online: puoi indicarla a chi chiede aiuto.

Admin aziendale

L'admin aziendale fa tutto ciò che fa un operatore e in più gestisce utenti, log e branding della sola azienda indicata nel suo profilo. Le impostazioni di invio email e SMS e le altre aziende le gestisce il super admin.

Per entrare nel pannello, dopo l'accesso clicca ⚙ Pannello amministrazione in cima al modulo di invio. In alto a destra nel pannello compaiono il tuo nome e il tuo ruolo.

Dashboard

Riassume gli ultimi 30 giorni della tua azienda: operatori attivi, invii e il loro stato (inviato, scaricato, scaduto).

Utenti

La pagina Utenti elenca chi lavora per la tua azienda, con ruolo, stato e azioni disponibili.

Gli utenti che lavorano anche per altre aziende compaiono con la scritta “gestito dal super admin”: per loro rivolgiti al super admin. Non puoi disattivare, eliminare né cambiare il ruolo del tuo stesso account.

Creare un utente

1. In fondo alla pagina Utenti, nel riquadro Nuovo utente, inserisci nome, email e ruolo. L'azienda è sempre la tua.

   

2. Premi Crea utente e invia l'email di attivazione. La nuova persona riceve il link e segue i passi di Attivare l'account.

   

Se l'email non parte (per esempio per un problema della casella di posta), la pagina mostra il link: consegnalo tu alla persona su un canale sicuro. Lo stesso vale per i reset.

La mia azienda

Qui cambi nome e logo mostrati ai pazienti (PNG, JPEG, WEBP o SVG, massimo 2 MB).

Nella stessa pagina compili i dati per l'informativa privacy: ragione sociale, sede, partita IVA, email per le richieste privacy ed eventuale DPO. La tua azienda è il Titolare del trattamento, e questi dati compaiono nell'informativa che il paziente legge prima di scaricare il documento. Con Anteprima dell'informativa controlli il risultato.

Con i piani Premium ed Enterprise le email e gli SMS ai pazienti partono dalla casella e dall'account SMShosting della tua struttura, che configuri qui nelle sezioni Email (SMTP) e SMS OTP. Finché mancano, il modulo di invio e il pannello mostrano un avviso rosso e non si possono inviare documenti. Dopo aver salvato, usa Invia un'email di prova e Invia un SMS di prova per controllare che funzionino. Con il piano Basic non serve configurare nulla: email e SMS partono da LockySend con il nome della struttura.

Log

Il log registra ogni passaggio di ogni invio della tua azienda: link generato, email inviata, pagina aperta, SMS inviato, codice errato o corretto, documento scaricato, con data, ora e indirizzo IP. Usalo per rispondere a un paziente che dice di non aver ricevuto nulla. Il menu Filtra per tipo di evento restringe l'elenco.

La demo gratuita

Chi richiede la demo dalla home page diventa admin aziendale della propria struttura in prova. L'email di attivazione ha oggetto “Conferma la tua email e attiva la demo di LockySend” e il link vale 24 ore: aprirlo conferma l'indirizzo, poi si seguono i passi di Attivare l'account.

• La demo dura 24 ore dall'attivazione e comprende 3 invii e fino a 2 utenti oltre all'amministratore.
• Nel modulo di invio e nel pannello un riquadro Demo mostra quanti invii restano e quando scade la prova.
• Le email ai pazienti partono dalla casella di LockySend con il nome della struttura, gli SMS con mittente “LockySend”.
• Quando usi l'ultimo invio ti arriva subito un'email: non puoi fare altri invii, ma puoi ancora accedere e i pazienti possono scaricare i documenti fino alla scadenza.
• Circa 3 ore prima della scadenza arriva un'email di avviso. Alla scadenza l'account viene sospeso, i link ancora aperti dei pazienti scadono e i documenti vengono cancellati.
• Per continuare si attiva il piano: utenti e dati della struttura restano, e da quel momento email e SMS partono con la casella e il mittente della struttura.

Problemi frequenti